Ennek során a munkáltatónak adatkezelési tájékoztatót kell készítenie, mely ki kell állja többek között a célhoz kötöttség és az érdekmérlegelés tesztjének próbáját. A hatályos magyar szabályozásban nem találunk részletszabályokat a munkahelyi megfigyelésre, így a keretet meghatározó jogszabályok mellett a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (hatóság) e körben született ajánlásai nyújtanak segítséget („a munkahelyen alkalmazott elektronikus megfigyelőrendszer alapvető követelményeiről, valamint „az előzetes tájékoztatás adatvédelmi követelményeiről”).

A munka törvénykönyve lehetőséget teremt a munkáltató számára, hogy ellenőrizze a munkavállalót azzal a korlátozással, hogy ezt kizárólag a dolgozó munkaviszonnyal összefüggő magatartása körében teheti meg. Garanciális szabály, hogy a munkáltató ellenőrzése és az annak során alkalmazott eszközök, módszerek nem járhatnak az emberi méltóság megsértésével, továbbá a munkavállaló magánélete tabut képez, az nem ellenőrizhető. A törvény azt is kötelezettségként írja elő a munkáltató részére, hogy előzetesen tájékoztassa a munkavállalót azoknak a technikai eszközöknek az alkalmazásáról, amelyek az ellenőrzésére szolgálnak. 

Ezek a rendelkezések azonban önmagukban adnak teljes körű felhatalmazást az elektronikus megfigyelőrendszer alkalmazására a munkáltató számára. Az Mt. keretszabályait ugyanis más jogszabályi rendelkezések és a munkáltató által alkotott, a tartalmi garanciákat rögzítő szabályzatok töltik meg a mindennapi gyakorlatban is érvényesülő tartalommal. A hatóság ajánlása szerint a munkáltatónak olyan előzetes tájékoztatást kell biztosítania, amelyen keresztül a munkavállalók felismerhetik azt, hogy az adatkezelés milyen hatással járhat a magánszférájukra. A hatóság állandó gyakorlata szerint ennek legegyszerűbb formája egy adatkezelési tájékoztató megalkotása, és annak biztosítása, hogy az érintettek az adatkezelést megelőzően a tájékoztatót megismerhetik.

A fentiek alapján tehát a munkáltatónak nem kell a munkavállaló hozzájárulását kérnie a kamera elhelyezéséhez, azonban köteles arról igazolható módon és megfelelően tájékoztatni, betartva az alábbiakban ismertetésre kerülő szabályokat. A hatóság ajánlása kifejezetten tartalmazza, hogy a tájékoztatás megtörténte a munkavállaló aláírásával bizonyítható, melyből következően önmagában a helyben szokásos módon történő közzététel nem elegendő (a megismerés tényének írásbeli nyoma kell legyen).

A kamerás megfigyelés célja
A kamera használata azonban nem lehet automatikus, arra csak szűk körben van lehetőség.  Az alkalmazását megelőzően arra kell figyelemmel lenni, hogy annak van-e jogszerű célja, ha van, akkor pedig további feltétel, hogy a használata a legkevésbé korlátozó eszköznek minősüljön mással összehasonlítva. A gyakorlatban ezen szabályokat a kamera használata ritkán elégíti ki.

Az ajánlás szerint az elektronikus megfigyelőrendszert elsődlegesen az emberi élet, testi épség, személyi szabadság védelme, a veszélyes anyagok őrzése, az üzleti, fizetési, bank- és értékpapírtitok védelme, vagyonvédelem céljából lehet alkalmazni. Így például a kamerás megfigyelés esetkörébe tartozhatnak a veszélyforrást hordozó létesítmények, munkahelyiségek. Indokolt esetben a munkahelyen tárolt, jelentős értéket képviselő eszközök, nyersanyagok, illetőleg egyéb értéktárgyak védelme céljából, a védelem szempontjából szükséges helyiségek (elsősorban raktárak és az azokhoz vezető folyosók) is megfigyelhetőek.

A kamerás megfigyelés során mindenekelőtt tiszteletben kell tartani az emberi méltóságot. Erre figyelemmel nem lehet olyan kamerát elhelyezni, amely kizárólag egy munkavállalót és az általa végzett tevékenységét figyeli meg. Jogellenesnek tekinthető az olyan elektronikus megfigyelőrendszer alkalmazása, amelynek célja a munkavállalók munkahelyi viselkedésének a befolyásolása.

Nem lehet kamerát elhelyezni:

♦        olyan helyiségben, amelyben a megfigyelés az emberi méltóságot sértheti, így különösen az öltözőkben, zuhanyzókban, az illemhelyiségekben vagy például orvosi szobában, illetve az ahhoz tartozó váróban,

♦       az olyan helyiségben, amely a munkavállalók munkaközi szünetének eltöltése céljából lett kijelölve.

Ha a munkahely területén jogszerűen senki sem tartózkodhat (így különösen munkaidőn kívül vagy a munkaszüneti napokon), akkor a munkahely teljes területe megfigyelhető (például az öltözők, illemhelyek, munkaközi szünetre kijelölt helyiségek).

Tájékoztatás 
A szabályzattal szembeni követelmények az alábbiak:

♦         közérthetőség, olvashatóság, áttekinthetőség: sok esetben találkozni olyan szabályzattal, mely megismételi, beidézi a jogszabályok szövegét. Ez nem felel meg a követelményeknek, ugyanis nem annak van jelentősége, hogy a munkáltató ismeri-e az adatvédelem alapelveit, hanem arról kell tájékoztatást nyújtania, hogy hogyan érvényesülnek az alapelvek. Kerülni kell a többszörösen összetett mondatok megalkotását, a szakzsargonok alkalmazását, lehetőleg rövid, a hétköznapi életben is használt kifejezésekkel kell magyarázatot adni, akár példákkal is szemléltetve. A tájékoztató tehát legyen könnyen áttekinthető, tördelt, pontokba szedett, megfelelő a táblázatban történő rendezés, de a kérdezz-felelek formájában adott közérthető tájékoztatás is,

♦         igazodjon az érintettek köréhez: amennyiben viszonylag nagy pontossággal meghatározható az érintettek köre, akkor a tájékoztatásnak igazodnia kell e speciális csoport sajátosságaihoz. Például ha az adatkezelés kiterjed a fogyatékossággal élő személyek adataira is, abban az esetben az részükre is akadálymentesen megismerhető kell legyen,

♦         ismertesse a munkáltató egyedi adatkezelését, az adott szervezetre, cégre vonatkozó saját adatkezelési előírásokat,

♦         az adatkezelési tájékoztatónak a személyes adatok felvételekor az érintettek számára rendelkezésre kell állnia, lehetőséget kell biztosítani annak megismerésére.

Az előzetes tájékoztatás követelményei
A hatóság ajánlása szerint a tájékoztatásnak minimálisan az alábbiakra kell kiterjednie:

♦         az adatkezelés jogalapjára,

♦        az egyes kamerák elhelyezésére és a vonatkozásukban fennálló célra, az általuk megfigyelt területre, tárgyra, illetőleg arra, hogy az adott kamerával közvetlen vagy rögzített megfigyelést végez-e a munkáltató,

♦         az elektronikus megfigyelőrendszert üzemeltető (jogi vagy természetes) személy meghatározására,

♦         a felvétel tárolásának helyére és időtartamára,

♦         a felvételek tárolásával kapcsolatos adatbiztonsági intézkedésekre,

♦         az adatok megismerésére jogosult személyek körére, illetőleg arra, hogy a felvételeket mely személyek, szervek részére, milyen esetben továbbíthatja,

♦        a felvételek visszanézésére vonatkozó szabályokra, illetőleg arra, hogy a felvételeket milyen célból használhatja fel a munkáltató,

♦         arra, hogy a munkavállalókat milyen jogok illetik meg az elektronikus megfigyelőrendszerrel összefüggésben és milyen módon tudják gyakorolni a jogaikat,

♦         arra, hogy az információs önrendelkezési joguk megsértése esetén milyen jogérvényesítési eszközöket vehetnek igénybe.

A kamera látószöge 
A látószög kizárólag annak a céljával összhangban álló területre irányulhat azzal, hogy a munkáltató azt csak a saját tulajdonban vagy a használatában álló épületrészek, helyiségek és területek, illetőleg az ott történt események megfigyelésére alkalmazhatja.

A munkáltatónak az elektronikus megfigyelőrendszer alkalmazására vonatkozó tájékoztatóban minden egyes kamera vonatkozásában pontosan meg kell jelölnie, hogy az adott kamerát milyen célból helyezte el az adott területen és milyen területre, berendezésre irányul a kamera látószöge. ennek azért van jelentősége, mert ezzel tudja igazolni a munkáltató a munkavállaló felé azt, hogy miért tekinthető szükségesnek az adott terület megfigyelése.

A fentiekből következően nem fogadható el az a gyakorlat, amikor a munkáltató általánosságban tájékoztatja a munkavállalókat arról, hogy elektronikus megfigyelőrendszert alkalmaz a munkahely területén.

A felvételek tárolása
A munkáltató a rögzített felvételeket főszabályként három munkanapig tárolhatja. Ha valamely munkakör betöltése olyan kivételes esetet jelent, amikor – a célhoz kötöttség elvével és az érdekmérlegelés tesztjével összhangban – a felvételeket három munkanapnál hosszabb időtartamig szükséges megőrizni (például a veszélyes anyagok őrzése), annak tényét a munkaadónak kell bizonyítania. Ilyen esetben a felvételeket harminc, illetve hatvan napig lehet tárolni.

Megtekintésre jogosultak
A munkáltatóknak biztosítania kell, hogy a felvételek visszanézésére csak szűk személyi kör rendelkezzen jogosultsággal, kizárólag azok számára legyen erre lehetőség, akik a felvételek megtekintése alapján a szervezeten belül döntéshozatali jogkörrel rendelkeznek. Emellett meg kell alkotni azokat az alapvető szabályokat, hogy ki, milyen célból és milyen időközönként nézheti vissza a felvételeket. A megtekintésre jogosult körnek kiemelt jelentősége van a munkahelyi adatkezelések esetében, figyelemmel arra, hogy a munkahelyen egy-egy személyes vagy különleges adat jogosulatlan megismerése jelentős hatással lehet a munkavállalók információs önrendelkezési jogára és magánszférájára. Arra is külön ki kell térni, hogy az adatokhoz hozzáférő személyek és szervezetek milyen adatkezelési műveleteket hajthatnak végre a személyes adatokkal kapcsolatban (például a rögzített felvételekhez mely személyek férhetnek hozzá - de ez nem jelenti a munkatársak név szerinti megnevezését).

Kívülállók megfigyelése
Ha a kamerás megfigyelés olyan területre irányul, ahol a munkavállalók és ügyfelek (látogatók) egyaránt tartózkodhatnak, akkor a munkáltatónak gondoskodnia kell egy olyan ismertető elhelyezéséről is, mely felvilágosítást ad  az elektronikai vagyonvédelmi rendszer által folytatott megfigyelés, valamint a rendszer által rögzített, személyes adatokat tartalmazó kép- és hangfelvétel készítésének, tárolásának céljáról, az adatkezelés jogalapjáról, a felvétel tárolásának helyéről, a tárolás időtartamáról, a rendszert alkalmazó (üzemeltető) személyéről, az adatok megismerésére jogosult személyek köréről, továbbá az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvénynek az érintettek jogaira és érvényesítésük rendjére vonatkozó rendelkezéseiről.

Érdekmérlegelés tesztje
Az Infotv. 6. § (5) bekezdése szerint, ha a személyes adat felvételére az érintett hozzájárulásával került sor, az adatkezelő a felvett adatokat törvény eltérő rendelkezésének hiányában

♦        a rá vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából, vagy 

♦         az adatkezelő vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítése céljából, ha ezen érdek érvényesítése a személyes adatok védelméhez fűződő jog korlátozásával arányban áll  további külön hozzájárulás nélkül, valamint az érintett hozzájárulásának visszavonását követően is kezelheti.

Az előzetes tájékoztatóban erre is fel kell hívni a munkavállalók figyelmét. Ezen jogalap alkalmazáshoz az adatkezelőknek el kell végezniük az úgynevezett érdekmérlegelési tesztet. Ez egy három lépcsős folyamat, melynek során azonosítani kell az adatkezelő jogos érdekét, valamint a súlyozás ellenpontját képező adatalanyi érdeket és az érintett alapjogot, végül a súlyozás elvégzése alapján meg kell állapítani, hogy kezelhető-e a személyes adat. A teszt eredményéről oly módon kell tájékoztatni az érintetteket, hogy annak alapján egyértelműen meg tudják állapítani, mely jogos érdek alapján miért is tekinthető arányos korlátozásnak az, hogy az adatkezelő a beleegyezésük nélkül kezeljen személyes adatot.

Adatvédelmi nyilvántartás
Az Infotv. 65. § (3) bekezdésének a) pontja szerint a hatóság nem vezet adatvédelmi nyilvántartást arról az adatkezelésről, amely az adatkezelővel munkaviszonyban álló személyek adataira vonatkozik.

A hatóság álláspontja szerint azonban ha a munkahelyen alkalmazott elektronikus megfigyelőrendszer érintetti köre túlmutat a munkavállalókon, akkor már be kell jelenteni az adatkezelést az adatvédelmi nyilvántartásba, Például ha a szolgáltató tevékenységet végző munkáltató az ügyfélforgalom céljából nyitva álló helyiségeiben vagyonvédelmi célból kamerákat helyezett el, ennek tényét már kell jelentenie a nyilvántartásba. Ellenkező esetben tehát nem terheli bejelentési kötelezettség a munkáltatót.

Vagyonőrök speciális helyzete
A vagyonőr az elektronikus megfigyelőrendszer működése útján kép-, hang-, valamint kép- és hangfelvételt a kötelezettségeit meghatározó szerződés keretei között, a szerződésből fakadó kötelezettségei teljesítése céljából, az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvény szerinti adatvédelmi jogok érvényesítése mellett, illetve e törvényben meghatározott korlátozó rendelkezések betartásával készíthet, illetve kezelhet. E tevékenysége során vagyonőrzési feladatokat ellátó személy adatkezelőnek minősül. Ez azt jelenti, hogy a vagyonőr is adatkezelőnek minősül, és ez az esetkör, mivel a munkáltatón kívüli személy kezel a munkavállalókra vonzatkozó adatokat, kívül esik a kivételszabály alkalmazási körén, és be kell jelenteni az adatvédelmi nyilvántartásba. Vagyonőr alkalmazása esetén a munkáltató mellett a vagyonőrt is adatkezelőként kell bejelenteni a nyilvántartásba.